Como cobrar em tempo de pandemia

São poucas as certezas que todos os setores do mundo vêm tendo diante da Pandemia causada pelo Novo Corona vírus e isso tem causado temor global. Um desses medos é saber como as empresas devem se posicionar com os clientes inadimplentes e efetuar uma cobrança diante desse cenário tão sensível.

O CEO da Pague Bem Brasil Álvaro Leal dá logo a dica:

Para as empresas credoras é preciso ter empatia pelo momento que o seu cliente está passando e tentar, dentro do que for possível, flexibilizar algumas regras que eram utilizadas como processo antes da pandemia, como por exemplo, diminuir ou abonar percentual de juros e multa. Por outro lado, é esperado que o devedor se posicione quanto à dívida e entenda claramente que a empresa credora precisa também receber o que é devido, consciente de que tudo que está sendo negociado é em caráter de exceção pelo cenário inédito vivido. O mais importante é que a comunicação seja clara e o contato com o devedor eficiente e nesses pontos a tecnologia tem ajudado muito, somos a prova que é possível chegar a ótimas negociações , de forma rápida e com um alcance muito grande dos devedores, sejam eles pessoa física ou jurídica, para recebimento dos valores

O fato é que até mesmo os considerados “bons pagadores” estão sendo afetados pela pandemia e é preciso treinamento e preparação da parte das empresas credoras para lidarem com esse momento, além de terem que buscar ferramentas que ajudem para que o momento da cobrança não vire um tormento, é importante destacar que quanto mais  o processo da cobrança é otimizado, maiores são o resultados.

O lado ruim do setor é que ainda temos visto muitas empresas de cobrança tradicional, que através de ligações, ainda se posicionam como se nada estivesse acontecendo, utilizando de métodos e narrativas inadequadas para tratativas com o devedor.

Transformação Digital no setor de cobrança

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Mesmo com o cenário atual, estamos vivenciando algo positivo: a transformação digital. As empresas que ainda não eram adeptas ao trabalho remoto, por exemplo, estão sendo “obrigadas” a vivenciarem isso e, de forma geral e meio aos desafios da adaptação de rotina, houve um efeito positivo. Algumas grandes empresas, como a XP, recentemente anunciaram que estudam tornar o trabalho remoto permanente. E o Banco Itaú afirmou que a acredita que a pandemia “encurtará o processo de digitalização em anos”.

A cobrança digital chegou para ficar. Em nosso post anterior Seja Mais Efetivo Com a Cobrança Digital , enfatizamos a importância de adaptar os processos internos e conexão com os clientes utilizando a tecnologia e a inovação. É quando percebemos que mesmo antes da pandemia, métodos tradicionais perderam credibilidade e em um mundo em constante transformação digital, na área da cobrança não poderia ser diferente.

Mediante ao isolamento social recomendado, os meios digitais são mais práticos e ágeis para se comunicar, negociar e principalmente pagar. O auto atendimento tem se mostrado eficaz na resolução de problemas de cobrança, seja no momento que é preciso tirar uma dúvida sobre algum título ou negociar um acordo para pagamento. Contudo, ainda é preciso preparação da parte da empresa credora para vivenciar esse momento com o devedor, tão logo os métodos da cobrança digital sejam aplicados e em um tempo que as renegociações de dívidas estão iminentes, é possível colher os frutos de forma rápida e organizada, com toda a segurança para a empresa credora e confiança para o devedor que a tecnologia consegue oferecer.

Quer aplicar os métodos da cobrança digital em sua empresa saiba mais Como funciona a Pague Bem Brasil?

Vamos à luta? A gente te dá uma forcinha!

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Claro que o mundo está mudando e essa mudança afeta a todos também de maneira emocional e física, porém é preciso manter a esperança que há sim, soluções práticas para combater a inadimplência e cobrar de forma eficiente em meio a uma pandemia.

As empresas credoras podem e devem aproveitar os recursos tecnológicos disponíveis. Legalmente não existe problema algum em efetuar uma cobrança nesse período, apenas é preciso cautela, respeito as regras de cobrança e como disse Álvaro anteriormente: empatia.

Do lado de cá, estamos torcendo para que tudo melhore e para contribuir para o processo de digitalização da cobrança na sua empresa, estamos disponibilizando grátis um pacote de cobranças digitais para que você comece hoje, a sua campanha de cobrança através de nossa plataforma.

Cadastre-se e comece a cobrar os seus clientes sem medo e da sua casa.

Conte conosco nesse tempo e depois!

Abraços virtuais de toda nossa equipe!

 

Organize sua gestão de cobranças e pare de perder dinheiro

Algo muito comum entre micro e pequenos empresários é a dificuldade de alinhar processos, por vários motivos: falta de pessoal, falta de tempo, falta de dinheiro ou mesmo de enfrentar mudanças – ainda que seja para melhor. O problema é que boa parte dessa organização que fica sendo adiada está diretamente ligada ao aumento da receita. Entre os esforços que dão retorno financeiro, está a gestão de cobranças. Pode até dar trabalho (o que não dá?), mas não é complicado e vale muito a pena. Mais do que deixar sua empresa preparada para crescer, é uma forma importante de parar de perder dinheiro.

No post que fizemos sobre como o aumento da inadimplência afeta o dia a dia das empresas, já mostramos nossa preocupação com a falta de consciência que existe sobre esse problema. Lembramos que é comum as empresas não chegarem a questionar quanta receita deixou de entrar por causa de dívidas não quitadas. Sem “acordar” para o problema, os empresários continuam correndo atrás de outras estratégias desgastantes e nocivas para o negócio, como redução de investimentos, diminuição de margem de lucro e até corte de pessoal.

O que é gestão de cobranças?

A gestão de cobranças estabelece o fluxo de acompanhamento de pagamentos pendentes: boletos, duplicatas, etc. Ela determina que atitudes serão tomadas para cada situação da dívida (que pode ser a pagar, a vencer, inadimplente, etc). Por exemplo: os pagamentos pendentes serão checados semanalmente; para aqueles que estão a uma semana do vencimento, será enviado um e-mail lembrando da data; para os vencidos há até uma semana, será feita uma ligação.

Assim, ter uma gestão de cobranças não significa que você vai contratar uma equipe para cuidar só disso. É ótimo poder contar com pessoas dedicadas à atividade, mas ela pode ser desenvolvida até por você mesmo, com ou sem ajuda de plataformas. A diferença de ter uma ferramenta como a Pague Bem Recupera é que tudo fica automatizado e você não perde tempo com processos manuais, além de não correr o risco de perder prazos ou deixar uma dívida passar despercebida.

Principais causas da ineficiência (ou ausência) da gestão de cobranças em micro e pequenas empresas

Com ou sem gestão de cobranças estruturada, há questões que dificultam o processo de identificar e resolver a inadimplência, como as que listamos abaixo:

  • Falta de organização e de planejamento com as finanças: a dificuldade fica maior quando não há uso de ferramentas para fazer o controle financeiro e todas as atividades são feitas manualmente. Isso aumenta o risco de erros e exige mais mão de obra (que poderia ser direcionada para serviços mais rentáveis à empresa);
  • Poucos recursos para investimentos em análise de crédito: nessa situação, são utilizadas ferramentas informais como “referências pessoais” para saber se o cliente é bom ou mau pagador;
  • Centralizar as cobranças, seja por falta de orçamento ou por não querer (ou não saber) repassar para outra pessoa: muitas vezes o próprio dono é quem “mete a mão na massa” – em vez de ter algum funcionário focado nisso. Assim, o empreendedor deixa de investir tempo em estratégias de negócio para fazer cobranças por telefone ou, em alguns casos, “porta a porta”. A situação piora quando o serviço é todo manual;
  • Maus pagadores: descaso da parte do devedor em sanar as suas pendências. Não podemos esquecer da responsabilidade daqueles que deixam de pagar suas dívidas não por estarem em uma fase difícil, mas simplesmente por não se importarem com quem precisa do dinheiro para cobrir despesas. São pessoas que, infelizmente, vivem de aparências, seja nas redes sociais ou no dia a dia, mas que, na verdade, não cumprem seus compromissos financeiros.

Principais vantagens da gestão de cobranças

Por outro lado, há vantagens muito significativas quando a gestão de cobranças é implantada e aperfeiçoada, mesmo que demore um pouco e tenha alguns tropeços. Veja as principais:

  • Controle sobre o que já foi pago e o que não foi: nada como saber com quanto você poderá contar no caixa nos meses seguintes. Essa é uma das maiores vantagens, saber quanto está quitado, quanto falta e, com isso, poder definir com clareza o nível do esforço que será empregado para recuperar uma dívida.
  • Histórico dos clientes para análises futuras: ao cadastrar e acompanhar as dívidas de cada cliente, você pode saber como ele se comportou, se atrasou, quanto tempo ficou sem dar notícias, se é um bom pagador e, principalmente, se merece receber crédito novamente. Com esse registro, você não fica dependendo só da sua memória e qualquer pessoa além de você pode conhecer o histórico do cliente.
  • Bases para tomar decisões estratégicas: com todas essas informações em mãos, você também poderá começar a avaliar suas estratégias de concessão de crédito. Por exemplo: Vale a pena parcelar em X vezes? O valor que cobro de entrada está muito pequeno e aumenta meu risco de perder dinheiro caso o cliente fique inadimplente? Como é a incidência de maus pagadores de acordo com o setor de atuação dos clientes?

Como aplicar a gestão de cobranças na sua empresa

No post sobre como evitar a inadimplência de pessoa jurídica, já tínhamos falado sobre como se prevenir de calotes, mas vamos dar mais algumas dicas da gestão de cobranças em si:

  • Mantenha atualizado o cadastro dos seus clientes e suas respectivas dívidas e acompanhe os pagamentos. É a maneira mais eficiente de tomar uma atitude assim que a inadimplência acontece;
  • Defina uma rotina de checagem, preferencialmente semanal, dos prazos das dívidas;
  • Determine prazos em que você vai atuar antes do vencimento, no vencimento e depois do vencimento. Para cada um, defina uma ação a ser tomada. Lembre-se de que a cobrança deve ter o mínimo de estresse possível. Isso vale principalmente para quando o devedor deixar de cumprir seus compromissos.
  • Avalie usar ferramentas on-line como a Pague Bem Protege, que tem seu próprio método de cobrança automatizada e que só precisa que você cadastre as cobranças. Clique aqui e entenda como funciona.


Agora é com você!

No nosso blog temos vários outros posts sobre esse assunto. Instituições como o Sebrae também dão diversas orientações sobre o tema. Em geral, há mais falta de atitude do que de informação. Essa é a dura verdade. E ter pouco dinheiro para fazer as coisas acontecerem também não pode ser uma barreira. Ferramentas como a Pague Bem Brasil Recupera podem ser utilizadas com investimentos a partir de R$ 5 – aliás, quando você se cadastra, ganha R$ 5 para usar a plataforma. Como disse Aaron Ross no livro Receita Previsível, “A escassez de dinheiro é uma desculpa comum para a falta de criatividade”.

Conheça também a Pague Bem Protege, nossa plataforma de gratuita e colaborativa que ajuda você a fazer a análise de crédito de pessoa jurídica.

Não espere o calote: saiba como evitar a inadimplência de pessoa jurídica

Foto: mindandi/Freepick

 

Qual é o micro ou pequeno empresário que não fica empolgado com uma boa venda, mesmo que o pagamento seja a prazo, em parcelas? Todos nós ficamos. Para que essa comemoração não se transforme no transtorno da inadimplência, é preciso cuidar do processo de cobrança desde o começo, antes mesmo da venda ser realizada. Sem atenção às consultas necessárias antes da concessão do crédito (venda a prazo), o risco de um calote aumenta.

Para quem atua no segmento B2B (sigla em inglês para negócios entre empresas, ou business-to-business) a atenção é a mesma de quem está atendendo pessoas físicas. Talvez o cuidado seja até maior devido aos valores envolvidos, que costumam ser mais altos entre empresas. Além disso, o fato de ter um CNPJ não torna o cliente menos vulnerável à inadimplência do que um consumidor final. O atraso de pagamento por pessoas jurídicas é uma realidade e pode afetar duramente o caixa do credor.

Pesquisas e referências ajudam a prevenir o calote

Se for a primeira vez que você faz negócio com o cliente, fica mais difícil medir a capacidade de pagamento, pois não há histórico interno que indique se ele paga bem. Consulte serviços de proteção ao crédito e a Pague Bem Protege, banco de dados on-line e gratuito alimentado pelas próprias pessoas prejudicadas. Nele, os dados repassados pelos credores mostram informações como histórico de créditos vencidos, valores pendentes e o que está em negociação.

Outra consulta gratuita que pode ser feita é a situação cadastral junto à Receita Federal. Se aparecer qualquer resultado que não seja “Ativa”, procure seu cliente para esclarecimentos. Há também a “boa e velha” referência: peça ao seu cliente o contato de outras empresas com quem ele já fez negócio e entre em contato com elas.

Foto: snowing/Freepick

Libere o crédito aos poucos e documente todo o processo

Caso decida ir em frente, uma boa estratégia pode ser liberar o crédito aos poucos. Por exemplo: se o negócio tiver um valor total de R$ 8 mil, peça R$ 3 mil à vista e parcele os R$ 5 mil restantes, em vez de parcelar todos os R$ 8 mil. Não tenha medo de perder a venda, tenha medo de perder seu dinheiro.

A documentação de toda a relação com o cliente é fundamental para oficializar o compromisso. A nota fiscal, além ser um documento obrigatório para estar em dia com impostos e tributos, é um desses documentos, assim como boletos registrados e contratos.

Acompanhe o comportamento do cliente

Concedido o crédito e emitidos os documentos, é hora de acompanhar esse cliente de perto para lembrá-lo do vencimento e fazer cobranças dos créditos vencidos, se for o caso. O acompanhamento vai servir também para você saber quais clientes pagam melhor e quais costumam atrasar. Use essa análise para dar mais ou menos crédito para determinada empresa.

Na plataforma Pague Bem Recupera, todo esse processo pode ser feito de forma automática. A cobrança pode ser cadastrada desde a sua emissão e observada a partir daí, direto da plataforma. O cliente pode ser avisado da proximidade do vencimento e também poderá ser cobrado após o vencimento, de maneira automatizada via SMSs, e-mails e até mesmo por meio de uma carta de cobrança via Correios, sem intermediação humana entre quem cobra e quem é cobrado.

Com essas dicas, esperamos que você minimize o seu risco e conheça melhor o seu cliente. Assim, fica mais fácil dar confiança e crédito de acordo com a credibilidade dele. São cuidados simples e rápidos que podem salvar sua empresa de um prejuízo.

 

5 dicas para cobrar um cliente inadimplente sem estresse

Cobrar uma pessoa por algo que ela já deveria ter feito não é uma experiência agradável. Especialmente se envolve dinheiro. Mas, infelizmente, inadimplência de clientes ainda é algo comum na rotina de micro e pequenos empresários. A boa notícia é que há maneiras que evitam o excesso de estresse nesse processo e tornam a cobrança mais eficiente.

Neste post, juntamos algumas orientações eficazes para que você recupere o valor devido, que é seu por direito, já que o produto ou serviço foi entregue como combinado ou contratado – esse é um dos pontos que destacamos na lista abaixo. Outro destaque é o acompanhamento da cobrança desde o início e, especialmente, depois do vencimento: é importante lembrar que disciplina e insistência são essenciais, porque quanto mais o tempo passa, mais aumenta a chance de perder o dinheiro.

Veja as 5 dicas que selecionamos a partir da nossa experiência como empreendedores:

1) Construa um bom relacionamento com seu cliente

Ter um bom relacionamento com seus clientes não só ajuda nas vendas como também facilita a resolução de problemas. Relacionamento e confiança estão muito ligados. Se houver necessidade de cobrar esse cliente e a relação de vocês for saudável, é mais provável que ele priorize a sua empresa na quitação dos débitos.

Outra postura que pode ajudar quando existe um relacionamento com o cliente é perguntar o que está acontecendo de errado. Qualquer um pode passar por situações de aperto econômico (problemas na empresa, dificuldades na família, entre outras circunstâncias) e nem todo mundo conversa com os credores sobre isso, por vergonha do que está acontecendo ou de estar devendo.

2) Não tenha medo de cobrar

Fique com a consciência tranquila. Independentemente do seu relacionamento com o cliente inadimplente, você tem o direito de cobrá-lo. Além disso, o volume de dinheiro preso na inadimplência pode gerar um grave risco financeiro para sua empresa, ou seja, pode faltar dinheiro para pagar contas e pessoal. Não fique constrangido nem na primeira, segunda, terceira… em nenhuma das vezes que forem necessárias, nem deixe de acionar a Justiça se for o caso.

No entanto, não esqueça que as cobranças devem ser feitas de forma equilibrada e sem ofensas ou constrangimentos. Mesmo sendo uma cobrança a uma pessoa jurídica, podemos nos basear no que diz o Código de Defesa do Consumidor, que protege a pessoa física em relações de consumo. Todas as conversas e textos precisam ter um tom sóbrio, sem ameaça, coação, afirmações falsas incorretas ou outras atitudes que exponham o devedor ao ridículo ou interfiram no seu trabalho, descanso ou lazer.

Como cobrar um cliente inadimplente - Pague Bem Brasil
Faça as contas antes de cobrar o cliente inadimplente. Foto: Iejab – Freepik.com

3) Envie lembretes e avisos antes e depois do vencimento

Quem fez a dívida não pode alegar que esqueceu de pagá-la para justificar o atraso. Mas é melhor se prevenir e ter certeza que seu cliente está lembrado do vencimento, principalmente se está prestes a acontecer e, mais ainda, se já aconteceu. Você pode enviar e-mails e mensagens de texto (por SMS e/ou WhatsApp ou outro aplicativo) uma vez por semana antes do vencimento. Também pode fazer a cobrança dessa forma três vezes na semana depois de o cliente se tornar inadimplente, por exemplo. A cobrança pós-vencimento pode incluir uma carta de cobrança amigável. Caso a opção seja por ligações, sempre encerre com uma pergunta objetiva como “Para quando podemos agendar o pagamento do valor atualizado?”.

Além de manter o cliente atento ao prazo, os avisos e lembretes têm outro papel importante: registro das suas tentativas de receber o dinheiro. Documente todas as interações – conversas, ligações, envios de e-mail, etc – e seus encaminhamentos. Isso não só ajuda você a decidir quais serão os próximos passos da cobrança como também é algo muito valioso em um possível processo judicial.

4) Facilite a quitação da dívida pelo cliente inadimplente

Antes de abordar o devedor, faça as contas e prepare os meios para que ele pague assim que possível. Envie um boleto já com multas e juros aplicados, ou um parcelamento ou um desconto. Seja qual for sua decisão em relação à dívida, envie o documento impresso ou digital pronto para ser pago. Isso mostra sua vontade em resolver definitivamente a situação.

5) Use a tecnologia para organizar e facilitar seu processo de cobrança

Existem várias ferramentas que ajudam todas as nossas dicas a serem realizadas. Na Pague Bem Brasil, o acompanhamento da cobrança pode ser feito desde a sua emissão. Fica mais fácil saber exatamente quem está devendo, quantas vezes pagou após o vencimento e quantos dias durou o atraso.

Outra funcionalidade é o envio de lembretes e cobranças amigáveis, que pode ser agendado para ser feito automaticamente, sem intervenção humana e com registro de leitura para que o credor saiba se o aviso foi visto ou não. Caso a dívida evolua para um processo judicial, a plataforma permite que tudo o que foi feito em relação àquele cliente vire uma documentação pronta para ser utilizada pelo seu advogado em apenas um clique.

Clique aqui e experimente a Pague Bem Recupera, nosso serviço de gestão e cobrança.

Se nada der certo, ainda é possível registrar o CNPJ do mau pagador na comunidade Pague Bem Protege, nossa plataforma gratuita de cadastro e pesquisa de devedores. Assim outros micro e pequenos empresários vão ficar atentos e não passarão pelo mesmo sufoco.

Com as dicas acima, esperamos ter ajudado você a seguir em frente, recuperar os débitos de clientes inadimplentes e ajudar o Brasil a ser um país mais justo e transparente para micro e pequenos empresários. Conheça nosso manifesto para que todos juntos possamos prevenir e combater a inadimplência!