5 dicas para cobrar um cliente inadimplente sem estresse

Cobrar uma pessoa por algo que ela já deveria ter feito não é uma experiência agradável. Especialmente se envolve dinheiro. Mas, infelizmente, inadimplência de clientes ainda é algo comum na rotina de micro e pequenos empresários. A boa notícia é que há maneiras que evitam o excesso de estresse nesse processo e tornam a cobrança mais eficiente.

Neste post, juntamos algumas orientações eficazes para que você recupere o valor devido, que é seu por direito, já que o produto ou serviço foi entregue como combinado ou contratado – esse é um dos pontos que destacamos na lista abaixo. Outro destaque é o acompanhamento da cobrança desde o início e, especialmente, depois do vencimento: é importante lembrar que disciplina e insistência são essenciais, porque quanto mais o tempo passa, mais aumenta a chance de perder o dinheiro.

Veja as 5 dicas que selecionamos a partir da nossa experiência como empreendedores:

1) Construa um bom relacionamento com seu cliente

Ter um bom relacionamento com seus clientes não só ajuda nas vendas como também facilita a resolução de problemas. Relacionamento e confiança estão muito ligados. Se houver necessidade de cobrar esse cliente e a relação de vocês for saudável, é mais provável que ele priorize a sua empresa na quitação dos débitos.

Outra postura que pode ajudar quando existe um relacionamento com o cliente é perguntar o que está acontecendo de errado. Qualquer um pode passar por situações de aperto econômico (problemas na empresa, dificuldades na família, entre outras circunstâncias) e nem todo mundo conversa com os credores sobre isso, por vergonha do que está acontecendo ou de estar devendo.

2) Não tenha medo de cobrar

Fique com a consciência tranquila. Independentemente do seu relacionamento com o cliente inadimplente, você tem o direito de cobrá-lo. Além disso, o volume de dinheiro preso na inadimplência pode gerar um grave risco financeiro para sua empresa, ou seja, pode faltar dinheiro para pagar contas e pessoal. Não fique constrangido nem na primeira, segunda, terceira… em nenhuma das vezes que forem necessárias, nem deixe de acionar a Justiça se for o caso.

No entanto, não esqueça que as cobranças devem ser feitas de forma equilibrada e sem ofensas ou constrangimentos. Mesmo sendo uma cobrança a uma pessoa jurídica, podemos nos basear no que diz o Código de Defesa do Consumidor, que protege a pessoa física em relações de consumo. Todas as conversas e textos precisam ter um tom sóbrio, sem ameaça, coação, afirmações falsas incorretas ou outras atitudes que exponham o devedor ao ridículo ou interfiram no seu trabalho, descanso ou lazer.

Como cobrar um cliente inadimplente - Pague Bem Brasil
Faça as contas antes de cobrar o cliente inadimplente. Foto: Iejab – Freepik.com

3) Envie lembretes e avisos antes e depois do vencimento

Quem fez a dívida não pode alegar que esqueceu de pagá-la para justificar o atraso. Mas é melhor se prevenir e ter certeza que seu cliente está lembrado do vencimento, principalmente se está prestes a acontecer e, mais ainda, se já aconteceu. Você pode enviar e-mails e mensagens de texto (por SMS e/ou WhatsApp ou outro aplicativo) uma vez por semana antes do vencimento. Também pode fazer a cobrança dessa forma três vezes na semana depois de o cliente se tornar inadimplente, por exemplo. A cobrança pós-vencimento pode incluir uma carta de cobrança amigável. Caso a opção seja por ligações, sempre encerre com uma pergunta objetiva como “Para quando podemos agendar o pagamento do valor atualizado?”.

Além de manter o cliente atento ao prazo, os avisos e lembretes têm outro papel importante: registro das suas tentativas de receber o dinheiro. Documente todas as interações – conversas, ligações, envios de e-mail, etc – e seus encaminhamentos. Isso não só ajuda você a decidir quais serão os próximos passos da cobrança como também é algo muito valioso em um possível processo judicial.

4) Facilite a quitação da dívida pelo cliente inadimplente

Antes de abordar o devedor, faça as contas e prepare os meios para que ele pague assim que possível. Envie um boleto já com multas e juros aplicados, ou um parcelamento ou um desconto. Seja qual for sua decisão em relação à dívida, envie o documento impresso ou digital pronto para ser pago. Isso mostra sua vontade em resolver definitivamente a situação.

5) Use a tecnologia para organizar e facilitar seu processo de cobrança

Existem várias ferramentas que ajudam todas as nossas dicas a serem realizadas. Na Pague Bem Brasil, o acompanhamento da cobrança pode ser feito desde a sua emissão. Fica mais fácil saber exatamente quem está devendo, quantas vezes pagou após o vencimento e quantos dias durou o atraso.

Outra funcionalidade é o envio de lembretes e cobranças amigáveis, que pode ser agendado para ser feito automaticamente, sem intervenção humana e com registro de leitura para que o credor saiba se o aviso foi visto ou não. Caso a dívida evolua para um processo judicial, a plataforma permite que tudo o que foi feito em relação àquele cliente vire uma documentação pronta para ser utilizada pelo seu advogado em apenas um clique.

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Se nada der certo, ainda é possível registrar o CNPJ do mau pagador na comunidade Pague Bem Protege, nossa plataforma gratuita de cadastro e pesquisa de devedores. Assim outros micro e pequenos empresários vão ficar atentos e não passarão pelo mesmo sufoco.

Com as dicas acima, esperamos ter ajudado você a seguir em frente, recuperar os débitos de clientes inadimplentes e ajudar o Brasil a ser um país mais justo e transparente para micro e pequenos empresários. Conheça nosso manifesto para que todos juntos possamos prevenir e combater a inadimplência!

 

Como fazer uma carta de cobrança amigável – baixe modelos gratuitos

Ninguém está livre de deixar uma conta, boleto ou duplicata vencer, mas há casos em que esse problema afeta muito o caixa do credor e é preciso cobrar o valor devido. Dentro do processo de cobrança após o vencimento, um dos recursos é a carta de cobrança amigável. O documento, que pode ou não ser baseado no modelo que você vai baixar neste post, é enviado pelo credor como uma tentativa de resolver o problema antes de tomar providências mais sérias.

A carta de cobrança é um instrumento importante porque mostra ao devedor que o compromisso não foi esquecido e também pode conter informações sobre possíveis negociações e parcelamento do débito. Além disso, é uma das provas de que o devedor foi lembrado sobre o pagamento que deixou de cumprir: caso a cobrança vá parar na Justiça, por exemplo, essa carta pode ser anexada ao processo.  

Veja mais algumas informações importantes sobre a carta de cobrança amigável:


Mando por Correios ou por e-mail?

A carta pode ser enviada por e-mail ou pelos Correios. Se for por e-mail, é importante pedir uma confirmação de leitura ou usar extensões para navegadores web que rastreiam abertura de mensagens. Se não obtiver resposta, o credor deve enviar SMS ou telefonar para confirmar o recebimento. Como faz parte de um processo de cobrança, essa carta não deve ser enviada várias vezes. Uma ou duas geralmente são o suficiente, já que os próximos passos provavelmente serão mais rígidos e podem incluir um processo judicial. Mas essa é uma decisão que o credor e sua equipe terão que tomar.

Mandar pelos Correios torna o processo um pouco mais formal e pode aumentar a seriedade – e também a efetividade – da cobrança. É provável que o nível de atenção do credor aumente, considerando que esse processo envolve um pouco mais de esforço por parte do remetente. Caso opte por esse tipo de envio, o credor pode enviar carta do tipo registrada (mais barata e demorada que Sedex) ou por Sedex (mais caro e mais rápido que carta registrada). Para ambos, os Correios fornecem um código de rastreio para que a entrega da correspondência seja acompanhada pela internet. Outro cuidado importante é não deixar nenhuma informação sobre a dívida visíveis na parte de fora do envelope, incluindo frases como “Pague o que deve”, “Aviso de dívida”, etc, para evitar constrangimento ao devedor.

Quando usar a carta de cobrança?

Em geral, a maneira de cobrar um cliente inadimplente varia de acordo com o relacionamento que você mantém com ele. No entanto, as tentativas amigáveis de cobrança geralmente ocorrem pouco depois do vencimento. No caso desse tipo de carta, o ideal é utilizá-la após envios de e-mails comuns e SMS que não surtiram efeito.

Aprenda a fazer uma carta de cobrança amigável

O que deve ter na carta de cobrança?

As informações mais importantes para estar na carta de cobrança são:

Do devedor

  • Nome ou razão social;
  • CPF ou CNPJ.

Da dívida

  • Número do contrato, do pedido ou da nota fiscal (se houver);
  • Valor;
  • Data do vencimento;
  • Prazo para negociação ou pagamento.

Do credor

  • Nome ou razão social;
  • CNPJ;
  • Endereço completo;
  • Telefone e e-mail.

No entanto, o texto pode trazer mais detalhes caso o credor vá tomar alguma providência se a dívida não for paga. Por exemplo, se não houver negociação ou quitação da dívida, o credor informa que vai enviá-la aos serviços de proteção ao crédito ou que vai procurar a Justiça.

Outra coisa que não pode faltar na carta é cordialidade. Não seja mal-educado nem ofenda o credor. Se fizer isso, ele pode processar você por constrangimento de acordo o Código de Defesa Consumidor (CDC), cujo artigo 42 diz: ” Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”

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Mande uma carta de cobrança com poucos cliques

Na Pague Bem Protege, ferramenta de gestão e cobrança da Pague Bem Brasil, a carta de cobrança está dentro do recurso Notificação Extrajudicial, que é enviada automaticamente (o credor recebe pelos Correios) e vai assinada por um advogado da nossa equipe jurídica.

De forma prática e rápida, o documento é gerado e encaminhado para o envio, com aviso de recebimento para o credor. Ela faz parte da etapa “Cobrança Amigável”, que é sucedida de envios de e-mails e SMSs, também enviados de forma automática e amigável. Depois dessa fase, a plataforma tem outros recursos para ajudar na cobrança mais rígida e na juntada de documentos para processos judiciais. Clique aqui e experimente nosso serviço de gestão e cobrança.